こんにちは。fsです。
現在僕は、駐在員として働く傍ら趣味のブログやプログラミングで副業をしています。
趣味や副業をしている方なら誰しも、
「とにかく時間が足りない😓」
「仕事を早く切り上げたい！」
「少しでも作業を効率化できないかな」
こんなニーズを抱えているはずです。
かくいう僕も、駐在員という比較的忙しい仕事を抱えながら、できるだけ自分の時間を確保できるよう日々試行錯誤を繰り返してきました。
その結果、
- 仕事は基本定時帰り（残業はしません）
- 休日や夜は好きなことに没頭
- 夜10時には就寝
このように、わりと充実した毎日を送れるようになりました。
そんなわけで今回は、『自分時間を確保するための仕事時短術』をシェアしていきたいと思います。
同じような悩みを持つ副業サラリーマンの方にお読みいただければと幸いです。
コロナ時代はチャンス！
コロナの今は仕事を効率化する上で、またとないチャンスです。
これまで当たり前だった対面での打ち合わせや移動が強制的に制限されるようになりました。
その結果、
無駄な仕事がなくなり、本質だけが残る
トレンドになりました。
以下が無駄だらけの日本特有の文化ですが、
- 打ち合わせ前の雑談
- 愚痴や悪口を言い合うだけの飲み会
- 目的がよくわからない出張のアテンド
幸いにもニューノーマルの時代になり、ほとんどなくなったと言えるでしょう。
企業側も本質的な仕事だけを残すように動き出したので、効率的に仕事を進めたい方はこのチャンスをぜひ活かしていきましょう！
『自分時間』を確保するための時短術
それでは僕が日頃からやっている時短術をシェアしていきたいと思います。
今回は7つほどピックアップしました。
飲み会よりも『即レス』で信頼関係構築
組織で仕事する以上、なんだかんだ言って人との信頼関係は大事です。
会社の仕事は多岐に渡りますし、一人でできることって限られますからね。
僕が社会人になりたての頃は、
「飲みにケーションは信頼関係構築に最適」
なんて言われていましたが、正直微妙です。
結局、愚痴や人の悪口を聞くだけで終わることが多いので、生産性が低いです。
飲み会は上司や同僚に好かれるというメリットがありますが、それよりも大事なのが『即レス』だと思います。
・飲み会好きで人当たりは良いけど、レスポンスが遅い人
・人付き合いはよくないけど、返事が早い人
実際に業務を進めるには圧倒的に後者と組んだ方が得です。
自分だけではなく、相手も早く仕事を進められるからです。
僕は原則24時間以内のレスを心掛けています。
すぐに効果が出ないこともありますが、継続してくれると相手のレスポンスも早くなり長期的には大幅な時短ができるからです😌
また、処理していないタスクを宙ぶらりんにしておくと、脳にストレスがかかり、パフォーマンスが下がります。
『即レス』は自分のためにも有効ということですね。
脳の無意識領域を使う
リーダー職をやっている方は処理に時間がかかることも多々あります。
業務の方針だったり、仕事の仕組み作りだったり、どうしても検討が必要なことは即レスできないのが実態です。
そんなときは脳の無意識領域（僕はミニfs君と読んでいます）に働いてもらうと良いです。
数字を使うような仕事はスプレッドシートに、それ以外はドキュメントに問題点だけ書いてミニfs君にインプットします。
少し期間、ミニfs君に考える時間を与え、改めてタスクに取り掛かると意外とアイデアが出てくることがわかります。
「その日解決できなかった課題を別の日にやってみたらすんなりできた☺️」
誰でも一度はこんな経験があるのではないでしょうか。
これと理屈は同じです。
このように脳の無意識領域に働いてもらうと一人で二人分の仕事ができるようになります。
キリが悪いタイミングでも休憩
脳科学的に、人間の集中力は50分がMAXと言われています。
確かに、脳が疲れていると長時間かけてもなかなか良いアプトプットは生まれません。
逆に短時間でも集中できれば、一気に作業が終わることってよくありませんか？
タスクごとのアウトプットを最大にしたいので、僕は30分ごと休憩を入れるようにしています。
一回一回集中してやれば、どんな仕事も大体終わります。
会議をしない
日系企業だと、会議に1〜2時間以上かけることは珍しくありません。
「2時間かけて人の報告を聞いているだけ」
なんてことも頻繁にあります。
そもそも集中力が持続できないですし、非生産的なのでこのような会議は基本入れません。
情報共有なら、個別に聞けば良いですし、結論のでない会議に出ても意味がないからです。
（このあたりは別の記事で詳しく書いておりますので、ご興味のある方はご参照ください）
コミュニケーションはチャット
社内のコミュニケーションはチャットを使っています。
電話だと記録が残らず、「言った言わない」の問題が生じますし、メールだと前置きが長くなるからです。
チャットであれば、
- 記録が残る
- 気軽に会話できる
- 相手が忙しいかどうかもアイコンでわかる（人の時間を奪わない）
などのメリットがあります。
よく電話をかけてくるスタッフがいますが、基本チャットでの会話をお願いしています。
事実として、この方が速くて生産的だからです😌
苦手な仕事は外注
仕事を効率的に進める上で意外と大事なのがこれです。
自分が苦手な仕事だとワクワク感がないですし、時間もかかります。
要は脳が、
「やりたくない😩」
という信号を出しているわけですね。
そんなときは会社というものをうまく利用しましょう。
会社には色んな人いますし、それが会社で働くメリットでもあります。
丸投げOK。苦手な仕事は他の得意な人にやってもらうと良いでしょう。
僕は、会社でも個人でも苦手なこと/好きじゃないことはほとんど外注しています。
そもそも心からやりたくないことにモチベーションなんて湧きませんし、脳が嫌がっていることに、良いアウトプットは生まれませんからね😌
文句は聞かない
部下を持つ人にとってはこちらも重要です。
よく、
「あの人は働かない💢」
「あいつこんなこと言ってた😠」
なんて文句を聞くことありませんか？
部下に気持ちよく働いているためには、聞いてあげなきゃと思うこともあるはずですが、
こういった『ただの文句』は無視してもOKだと思います。
他人の反応や評価、行動などは自分ではどうすることもできないので、思い切ってあきらめることも重要です。
僕はこのような文句を行ってくるスタッフには
「問題は何ですか？」
と聞くようにしています。
例えば、よく総務のスタッフが複数人で気晴らしに30分くらい出かけてしまうのですが、
「あいつ仕事中に出かけてる💢」
と言うだけなら『文句』です。
複数スタッフが出かけることで
「電話対応をする人がいない😱」
ならこれが『会社として解決すべき問題』です。
問題がわかれば、それが起きないような仕組みを作ればいいからです（この場合は休憩のシフトを分けるなどです）。
なので、部下からいろいろ言ってきた場合は問題の本質だけに焦点を当て、組織が取り組むべきことだけに集中すれば良いです。
まとめ 時短術で有意義な『自分時間』を
今回のまとめは以下のとおりです。
・充実した人生を送るためには仕事を効率化して『自分時間』を確保することが大事
・コロナ時代は無駄な仕事を減らしていくチャンス
・『自分時間』を確保するための時短術
①『即レス』で信頼関係構築
②脳の無意識領域を使う
③キリが悪いタイミングでも休憩する
④会議をしない
⑤社内のコミュニケーションはチャットで
⑥苦手なことは外注
⑦文句は聞かない
ブログやプログラミングなど新しい挑戦を始めると、
「とにかく時間がほしい！」
と感じます。
本来、効率化できる業務で『自分時間』が奪われるのは人生にとってマイナスです。
なので、時短術をうまく活用して、有意義な私生活を送っていただければ幸いです。
ちなみに、本記事の一部は以下の書籍のノウハウを参考にさせていただきました。
『ガチ速！』というタイトル通り、サラリーマンがすぐ使える時短術がたくさん載っています。
興味のある方はぜひお読みください。
今回は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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