【アテンド復活!】人の行き来が戻ったシンガポールで思うこと

シンガポール

こんにちは。fsです。
コロナから2年半以上が経ち、シンガポールもようやく通常に戻ってきました。

  • 海外出張
  • 飲み会
  • シンガポール来訪者のアテンドなど

といった、従来の駐在員の生活も復活してきたように思います。

特に多いのは日本からのVIPのシンガポール訪問です。
先日、このようなツイートをしました。

今回はこれについて深堀していきたいと思います。

アテンドの概要

出張者受け入れの流れはこんな感じです。

①◯日〜◯日の間シンガポール行くからよろしくというメールが来る
②ラフなスケジュール(案)を作成
③関係者の予定確保
④ホテル・レストランの予約
⑤案を本社に提出
⑥変更や追加のリクエストがあればスケジュールを修正
⑦スケジュール確定
⑧準備(資料作成や移動の流れなど)
⑨当日を迎える(関係会社への同行、会食、観光など)

社内の人間を迎え入れるだけで、意外と大変ですよね。
段取りだけでも数日を要します。

また、偉い人は結構ワガママだったりします。

先日も、

「朝の6時からジムが使えるホテルにしろ!」

という要請があり、ホテルを取り直しました。

こういった小さな変更だけでも

予約のキャンセル→ジムを使えるホテルの検索→予約→スケジュール表の変更

など、結構な時間を浪費します。

『アレンジ諸々に使う時間がもったいない😓。』

これが駐在員の本音でもあります。

アテンド業務で思うこと

僕は5年ほどこのような仕事を経験していますが、それなりに思うこと(文句?)はあります。

現法から呼ぶことはない

そもそも、海外現法から出張者(特に役員などの偉い人)を呼ぶことはありません。
役員が来てくれたところで、オペレーションが改善するなどの良い変化はないからです。
むしろ、段取りにかなりの時間をとられるので、

『迷惑極まりない😓』

というのが本音です(笑)

百歩譲って、話し合いたいことがあるなら別ですが、

偉い人のスタンスは

「この期間行くから、あとよろしく(スケジュール作ってね)!」

といった具合。

本当に来る必要があるなら、事前に話したいことを連絡してくるのが筋です。
この時点で「海外で羽を伸ばしたいだけ」という魂胆が見え見えです。

頑張ったところで無意味

赴任したてのときの僕もそうでしたが、

『頑張ってアテンドしないと💦』

駐在員は出張者の受け入れに全力を尽くしてしまいがちです。

このような立場を5年ほど経験して思うことは、

アテンドを完璧にこなしてもキャリアの発展とは何も関係ない

ということです。

どれだけ相手を喜ばせても、

『便利な社内添乗員』

として見られるだけで、自分の仕事に対してプラスになることはありません。

「海外で結果を出すこと」が駐在員の役割なので、それにフォーカスする方が懸命です。

意識すべきこと

とはいうものの、事実としてアテンド業務は避けられません。
その際に意識することはこんな感じです。

無難にこなせ

悲しいかな、出張者の受け入れは駐在員の仕事の一部です。
この役割を一旦受け入れ、無難にこなしていきましょう。

僕の場合、こんな感じでアレンジします。

お決まりのパターンをつくる

大変な準備の負荷を下げるために、アテンドをテンプレ化することです。

例えば、

  • 会社の概況説明
  • 訪問先
  • 宿泊するホテル
  • 食事の会場

これらをパターン化して、準備に考える時間を減らすことです。

実際に僕がやっているのは、

・役員への説明資料の統一
・訪問先のスケジュール固定(シンガポール国内とジョホールバルのグループ会社)
・お決まりのホテル
・食事の会場とメニューの固定(大体シーフード)

です。

定番のパターンをつくり、他の関係会社とスケジュールを分担すれば負荷は最小限に抑えられます。

日々の業務に集中する

アテンド業務のテンプレ化を行い負担を減らしたら、あとは日々の業務に集中しましょう。
出張者のケアばかりに気をとられると、

業務に集中できない→自己肯定感が下がる(なんで俺、こんなことしてるんだろう?)→体力の低下→仕事のパフォーマンス激落

という悪循環に陥ります。

コロナ前の僕は、毎週のように来る出張者のアテンドで心身ともに削られ、うつ病にまでなりました。このような悲惨なことにならないよう、自分の役割や本当にやりたいことを知り、それに集中することが大事です。

キャリアに影響は出ない

アテンドの得手不得手はキャリアには関係ありません。

実際に僕は出張者が来たときに、以下のような失敗をしました。

  • 道に迷って遅れる
  • 同行中に車を擦る
  • 飲み会で寝る
  • 疲れて2次会を欠席
  • 会食中の話題についていけない

それでも減給も降格もありませんでしたし、現在は比較的好きな業務(ゼロから売上をつくるなど)につけています。

つまり、アテンドが上手くできなくてもキャリアに影響は出ません。
なので、力を入れすぎないほうが人生のコスパがよかったりします。

まとめ リラックスして臨みましょう😌

今回のまとめは以下の通りです。

・駐在員たるものアテンド業務(出張者受け入れ)は避けられない
・アテンド業務はめんどくさい;
 →呼んでもないのに来る、見返りがない
・アテンド業務で意識すること;
 ①無難にこなせ!
 ②失敗してもかすり傷

アテンドは避けられませんが、失敗したからといって人生に影響が出るものでもないです。
なぜなら、出張者側のマインドとして、

「海外で羽を伸ばしたい!」

という背景があるからです。

なので、あまり深く考えず、リラックスして取り組んでいただければと思います。

今回は、コロナ以降に赴任してアテンド業務に慣れない駐在員の方に向けて本記事を書きました。
少しでも参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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