トヨタの会議がすごすぎる(効率的すぎる)話

仕事

こんにちは。fsです。
現在、僕はとある企業のシンガポール現地法人のマネジメント補佐として営業、人事、総務など様々な業務を見ています。
守備範囲がとても広いので、日々忙しく過ごしています。

勤めているのが日系企業のため、〇〇定例会やら〇〇ミーティングやら、とにかく会議が多いです。
加えて、その一つひとつが長いので、

「どうにか短くして、仕事をささっと終わらせたい!!」

と考えていたところ、アマゾンでたまたま以下の本に出会いました。

試しに読んでみたところ、非常に感銘を受けました。
そんなわけで今回は、『トヨタの会議がすごすぎる(効率的すぎる)話』をしたいと思います。

「この会議早く終わらねーかな💢」
「報告聞いているだけだし、まじ生産性ないわ😓」

このように日々会議に不満を持っている方にご覧いただけたら幸いです。

トヨタの会議ルール

会議を効率的に行うために、トヨタでは独自のルールが設けられています。
以下が全てではないと思いますが、僕が感動した代表的なものを4点ほどピックアップさせていただきます。

30分がデフォルト

トヨタの会議では30分がデフォルトになっています。
僕は自分の主催する会議は45分以内をデフォルトとしていますが、なんとそれより短いです😲

コンパクトにまとめるために、

  • 主催者がアジェンダを共有
  • 参加者全員が事前に準備
  • アクションを決めたら終わり

などの工夫がなされています。
以前、アマゾンの会議の在り方も紹介しましたが、ここは共通していますね。

グローバルで活躍する企業は会議を効率的に運営するための工夫がされているとも言えます。
僕の勤めている会社も一応グローバル企業ですが、今点はまだまだですね😅

定例会がない

企業勤めをしている人なら誰しも経験があると思いますが、○○定例会というように、毎週・毎月決まったタイミングで会議があることが多いです。
僕の会社も例外なく、この『定例会』がいっぱいあります。

ところがどっこい、トヨタでは『定例会』がないとのこと。
むしろ、『定例会』を設定しようものなら上司が怒るらしいです(笑)

慣習だけの無駄な会議をしない

トヨタにはこのような文化があります。
多く日系企業も見習うべきかと。

僕も本社のある部署と毎月定例会をしていたのですが、あまり効果がないので毎月のメール報告だけにしました。
確かに、無理に会議を開催しなくても仕事は進みます😌

付き添い禁止

同じ部署から上司と担当者が一人ずつ会議に出る。
これも会議あるあるです。

トヨタでは基本、2人以上の会議出席を禁止しています。
これは、

上司は保護者じゃない

という感覚が浸透しているからだと思います。
これにより、双方の時間節約と部下の成長(若手が責任を持って仕事を進める)が期待されます。
まさに一石二鳥ですね😌

議事録がシンプルかつ高速

会議後の議事録作成も時間がかかる作業です。
トヨタではこの議事録作成も非常にシンプルです。

基本はホワイトボードに書かれたことをプリント&スキャンして関係者に送付して終了。
うーん、めっちゃシンプル!!

議事録の本来の目的は、

議論の内容をいち早く関係者に伝えること

です。
これを末端社員までに浸透させているのは、まさにすごいの一言に尽きます。

このような仕組みのため、参加者が会議中にメモを取るといったこともありません。
各人が議論に集中できるような工夫もされています。

個人的には記事録はホワイトボードでなくても良いと思います。
ただ、会議で決まったことを速やかに関係者に発信することは必要です。
うちのスタッフにもぜひ徹底させたいです😌

番外編 1分で上司の承認を得る

会議とは少し外れますが、上司の承認手続きもシンプルです。
その内容は、

ペライチ(A4一枚)を用意し、上司が1分で承認できるよう各スタッフが工夫している

ということ。
確かに、役職が上がるほど守備範囲が広くなるので忙しくなります。
忙しい上司の合間を縫って、スムーズに意思決定する仕組みができていると組織が活性化します

ペライチの構成は、

・何の話か(タイトル)
・上司への依頼内容
・結論
・論拠
・補足

となっています。
ちなみに、これをもとに具体例を作ってみましたのでご参考まで。

A社向け〇〇のサンプル発送費用について
(なんの話かを伝える)

依頼:〇〇販促用のサンプル発送費用10万円の承認をお願いします
(読み手に何をしてほしいか書く)

結論:A社及び本社との交渉の結果、弊社によるサンプル手配が必要だと思われるので早々の実施を提案します
(結論を書く)

結論に至った経緯: 
・A社に商品〇〇の物性データを共有後、サンプル発送の依頼があった
・このサンプルテストを通過すれば、採用に向けて大きく前進する
・本社担当者のX氏に発送依頼したところ、送付のための費用は負担できないとのこと
・一方で、競合のB社もA社にアプローチしているので早々の対応が必要
(経緯もシンプルに)

 補足: 
・A社獲得による見込み売上は1億円/年
・本商品〇〇のサンプル評価後の採用率は50%と高い
・X氏の上司のY氏とも相談したところ、やはり費用の負担は不可
・発送費用は複数の業者から見積もりをとり、最安値を選択
(関連情報を提供する)

これはほんの一例ですが、この『承認用ペライチテンプレート』は仕事のどんな場面でも使えるのでぜひ有効活用していきたいところです。

まとめ 結局は社員の意識次第

今回のまとめは以下のとおりです。

・トヨタには会議を効率的に行う仕組みがある
・その具体例は
 ①会議時間30分がデフォルト
 ②定例会がない
 ③付き添い禁止
 ④議事録がシンプルかつ高速
・会議以外でも迅速な意思決定を促す仕組みがある(ペライチ承認)

組織としてここまで効率化ができているのは、

「絶対に時間を浪費しない!」

という社員全員の意識づけが徹底されているからだと思います。
迅速な意思決定を必要とするグローバル企業にはこのマインドセットが必要とも言えます。

僕も一応グローバル戦線で戦っているので、見習いたいと思います。
もちろん、スタッフへの意識づけも努力していきます😌

最後にもう一度、本記事のもとになった本を紹介して終えたいと思います。

無意味な会議を減らしたい方の参考になれば幸いです。
今回は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。

この投稿は役に立ちましたか? 役に立った 役に立たなかった 6 人中 6 人がこの 投稿 は役に立ったと言っています。

コメント

  1. Yin より:

    If there are no specific suggestions and solutions for each meeting, no matter how many meetings, time and resources will only be wasted. High efficiency and immediate decision-making and deployment are the most important.

海外ブログバナー

にほんブログ村 海外生活ブログへ

海外ブログバナー

にほんブログ村 海外生活ブログへ

シンガポールの古本屋さん

シンガポールの古本屋さん

タイトルとURLをコピーしました