コミュニケーションコストについて考える

こんにちは。fsです。

僕は今、新規事業や事業再生に携わっています。
業務としては購買、マーケティング、営業など、幅広く手がけています。

なので、多くの人と接する機会があります。
全て普通にやりとりしてるととても回らないので、日々『コミュニケーションコスト』を考えています。相手に高いコミュニケーションコストを払わせてしまったときは上手くいかないですし、逆に最小限で済んだときはとてもスムーズになります。

日々、「相手にどれだけ意思疎通の負担をかけないか」が鍵を握っていると言っても過言ではありません。
というわけで今回は、コミュニケーションコストについて考えていきたいと思います。

コミュニケーションにはコストがかかる？

まずは

コミュニケーションにはコストがある

ということを解説していきたいと思います。

コミュニケーションコストを言い換えると、

『意思疎通する際に必要なエネルギーと時間』

です。

例えば、

• お客さんが購入を検討すること
• プロジェクトの決裁を得るまでの社内調整
• 部下が上司に仕事を相談すること

こんなケース。それぞれに時間と手間がかかりますよね。
意思疎通にかかる時間や労力が長ければコミュニケーションコストは高くなり、逆に短ければそれは低くなります。

コミュニケーションコストが高いケース

それでは具体的なケースを見ていきましょう。

ケース1　VIPミーティングにて

海外では取引先の経営陣とこちらの上層部（部長以上）でミーティングをする機会があります。
時間は大抵1時間程度です。

もちろん、事前に議題（アジェンダ）はすり合わせして資料を準備するわけですが、本当に議論する必要がない情報（会社紹介など）が多く、時間が足りなくなるケースが多々あります。

本当は契約内容や今後の方向性の合意をしないといけなかったのに、お客さんからの宿題は持ち帰って検討するという恥ずかしい結果に。
せっかく意思決定者が出てきてくれたのに、何も決まらない。

お客さんからすると、

「こいつら何しにきたんだ？こっちは決めるつもりで出席したのに💢」

当然こう思いますよね。

案の定、こちらの商売は競合にシェアを奪われてしまいました。

ケース2　社内の打ち合わせ

どの組織でもあると思いますが、定例会という名の情報を共有するだけの場もコミュニケーションコストが高いです。

本来であれば、各案件の問題点を共有し打ち手を講じないといけないのに、情報を説明するだけで時間が終了。
または説明を聞くのに疲れてアイデアが出ないようなケースです。
より多くの出席者がいる会議によくあります。

大きな組織になるほど、決めたがらない人が多くなります。
本当は案件の先にはお客さんがいて、スピーディに対応できれば信用度が上がるのに、できない。
日本の会社の意思決定が遅いと言われる所以です。

社内の調整に時間をかけすぎると、競合に案件をかっさらわれてしまいます。
グローバルで戦っている企業であればなおさらそう。
コミュニケーションに時間をかけすぎると、気づいたときにはとき遅しとなっていることが多いです。

事前準備をしっかりとやったケース

僕はこれらのやり方で何回も失敗してきたので、コミュニケーションコストを意識するようになりました。
とにかく、不要な時間はかけません。

新規案件については、できるだけ以下を準備してからお客さんへ訪問することにします。

• 自社の収益構造の把握（どうしたら継続してサービスを提供できるか）
• マーケットの構造理解（お客さんは何を求めているか/競合はどうか）
• 強み（アピールポイント）

シンプルですが、これら3つを抑えるだけで、一回の商談で大体のことが決められます。

例えば、

• 提供できる価格
• お客さんが享受できるベネフィット
• 相手の社内調整の後押し（お客さんが社内の関係者にどう説明すれば良いか）

これらを商談の場で答えられるので、あとはお客さんでの検討を後押しするだけ。
重要な項目を、後でメールでやりとりするのは双方のコミュニケーションを上げることになります。

つまり、『できるだけ相手を待たせない工夫』が大事です。
時間が経つと相手も忘れてしまいますからね😌

内部でも使える

社内のミーティングでも同じです。
チャットで話したいことを事前にヒアリングして、資料は会議前に送ってもらいます。
ミーティングのときは、質問から入るようにしています。

資料の読み上げに時間をかけてしまうと、本題の議論する時間もエネルギーも枯渇してしまうので。
自分が協力を依頼されているときも、同じようにやってもらうと助かりますよね。

相手の時間を奪わない工夫をすると好感度も上がっていき、後の仕事が楽になります。
社内外問わず、このような気配りが必要ということですね😌

まとめ

今回のまとめは以下の通りです。

・コミュニケーションにはコストが生じる
・相手の時間や労力を考えないミーティングは失敗する
・コストの低い意思疎通は信頼度/好感度上昇に寄与する
・コミュニケーションコストのコントロールは全ての仕事に共通する

年々積み重なるタスクで余裕を失い、多くの組織でコミュニケーションコストに対する理解が不足してきていると感じています。

「仕事はできるだけささっと終えたい」

これは誰しもが思うことです。
ちょっとした気配りで相手の負担を減らしていけば、多くの人が楽しく効率的に働けるようになるはずです。

そのような世の中になってもらいたいと思い、本記事を書きました。
少しでも多くの人の目に留まれば幸いです。

今回は以上です。
最後までお読みいただき有難うございました。