こんにちは。fsです。
今週、勤めている会社のオフィス移転が完了しました。
僕にとっては初めての業務でしたが、無事に終わり、ほっと一息つきながら本記事を書いています。
移転の総責任者として、さまざまなトラブルに会いながら多くのことを学びました。
そんなわけで今回は『シンガポールのオフィス移転で学んだこと』をシェアしていきたいと思います。
多大な業務を抱える駐在員の方にお読みいただければ幸いです。
オフィス移転は大変！
今まで営業の経験しかない僕にとって、オフィス移転業務はとても大変でした。
具体的なタスクは以下の通りです。
・新オフィスのコンセプト決め
・場所決め
・家賃交渉
・本社からの承認
・業者選定
・レイアウト決め
・家具選び
・改装費交渉
・工事申請
・不要な備品の撤去
・引越し
・新オフィスでのトラブル対応
などなど、オフィス移転といってもただ引っ越せば良いのではなく、設計段階からやることはたくさんあります。
特に、レイアウトはオフィスのコンセプトを反映させなければならないので、経営陣と合意に至るまで何回も作り直しました。
多大なタスクでパニックに！
責任者を任された僕は、
「とにかく期限内になんとかしないと💦」
とやっきになっていました。
ただ、与えられたタスクと今まで経験した業務内容があまりに異なっていたので、上手くいかないことの方が多かったです。
例えば、以下のような感じ。
「家賃の相場なんてわからない😓」
「家具は全て同じに見える😅」
「家賃も改装費も相場がわからん😩」
営業系の人間にいきなり総務的な仕事を振られても訳わからないですよね。
慣れない仕事に時間ばかりかかり、気づいたらパニックになっていました。
どん底に陥った
上司からは期限内に終わらせるよう、猛プッシュが来ますし、業務内容は不慣れ。
責任者として途方にくれながら悟ったことがあります。
それは
一人で全てのことはできない
ということです。
賃貸契約の関係から、移転までの期限も数ヶ月と決まってたので、全てのタスクを完璧にこなすことは（少なくとも僕にとっては）不可能でした。
これらのタスクに埋もれているうちに、
- お客さんへの見積もりの金額を間違える
- 本社への提出物を忘れる
- ミーティングに遅刻する
などなど、他の仕事でもミスをしてしまうようになり、
「もう限界だ😱」
と思うようになりました。
どんなに努力家でも、一人がもつエネルギーと時間には限りがあります。
不慣れな仕事で全ての力を使い尽くすだけでは、良いアウトプットは生まれません。
得意な人に頼ればいい
幸い、勤めている会社にはいろんな人がいました。
- デザインが好きな人
- 会計が得意な人
- 議論が好きな人
彼らと情報を共有し、
- レイアウトの細かい部分
- 経理作業
- ローカルの社員との調整業務
など、僕が苦手としていたタスクを手伝ってもらうことにしました。
彼らにとっても、オフィス移転のような仕事は滅多に経験できないので喜んで引き受けてくれました。
また、引越しの際は進んで時間外のタスクもこなしてくれました。
組織には多様な人材がいます。
その人たちの強みを活かせば良いだけなんだなと実感しました。
経営の仕事は人を見ること
手伝ってくれるローカル社員の仕事ぶりを見て、
自分は完璧でなくても良い
ということに気づきました。
今回のケースでいうと以下のようなイメージ
苦手なタスクを人に振る →その人も得意なことができる →自分は得意なことに集中できる →組織としてはミスも減るし、時間も節約できる
経営の仕事は
人をいかに見るか
ですね。
各スタッフの個性を知っていれば、あとは適材適所にリソースを割り振るだけです。
従業員をリスペクトすればOK
それでも人を使うと言うことは簡単ではありません。
経営に携わる以上、自分が欲しいタイミングで従業員のサポートを得ることが必須になります。
言葉だけ見ると難しく感じますが、
日頃から相手をリスペクトすること
これさえやっていればOKです。
これだけはまだ抽象的なので、以下が具体例になります。
- 小さいことでもありがとうを伝える
- 人としての尊重を怠らない（怒鳴らない、話を聞くなど）
- 相手のアクションに行動で答える（提案を決めるなど）
僕はこれといったスキルは皆無に等しい（いわゆる雑魚）ですが、困ったときはローカル社員の誰かが助けてくれます。
自分が無力と知っているので、部下へのリスペクトだけは守っているからだと思います😌
今回の移転作業で感じたことは
マネジメント（経営）の仕事って凡人でも意外とできる
ということ。
責任ある仕事に就くと、
「何がなんでも頑張らなきゃ💪」
という考えを抱きがちですが、自分がスーパーマンになる必要なんてありません。
それよりも、自分の限界に早く気づき得意な人に振った方がコスパが良い場合が多々あります。
要は、
「自分に早く見切りをつける」
この適度なあきらめ感が重要なのかもしれませんね😌
まとめ 感謝の気持ちを忘れずに😌
今回のまとめは以下の通りです。
・オフィス移転は大変な作業！
・責任者といえども多大な仕事を抱え込むとアウトプットは下がる
・苦手なことは人に頼った方が良い
・経営の仕事は人を見ること
・従業員一人ひとりをリスペクトすれば、誰かが助けてくれる
タフなオフィス移転業務でしたが、数人のローカルスタッフの協力を得てなんとか終わりました。
大事なのは、
ローカル社員が困ったときは全力で助けてあげること
そして、
彼らがやってくれたことに心から感謝すること（メシをおごるといった上部だけのものではなく仕事で返すこと）
だと思います。
海外で何かのプロジェクトを進めるときは、語学云々よりもこういった姿勢が大事だと学びました。
これから海外で働く方は、現地の人への感謝の気持ちを忘れず取り組んでいただければと思います😌
ちなみに、オフィス移転後に、ローカルの偉い人（取締役）からは
「この家具、気に入らねえ💢」
と文句を言われました。
感謝の気持ちのかけらもないこのような姿勢は、反面教師として活かしていきます（笑）
今回は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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