仕事の生産性を上げるためにすぐにできる4つの習慣とは

仕事

こんにちは。fsです。

以前の記事のようにコロナ前は大変忙しかった駐在員生活ですが、コロナ以降は

  • 残業なし
  • スキマ時間にWeb制作やプログラミングで稼ぐ

など人生をエンジョイしています。

バタバタと働いている会社の同僚からは、

「仕事の内容は変わってないのにどうしてそんなことができるの?」

としばしば聞かれます。

答えは簡単。
仕事の生産性を上げるための4つの習慣を心がけているからです。

今回はそれについて話していきます。

その1 モンクタイムを設ける

仕事の生産性を下げる原因のひとつがマルチタスクです。

同時にいろんなことをこなすのは一見格好よく見えますが、実は生産性の敵となります。
なぜなら、集中力が分散するからです。

つまり、マルチタスクをすると一つの作業の質が落ち結果として生産性も下がってしまいます。

そんなわけで、僕は意図的にマルチタスクを避けるよう意識しています。
1日のうち1〜2時間は邪魔が入らず、ひとつひとつのタスクに集中できる時間を必ず設けます。

僕はこれをモンクタイムと呼んでいます。
モンクタイムを取り入れると仕事のパフォーマンスはかなり上がります。

仕事が積み上がっていたとしても、モンクタイムで一つタスクあたりの生産性を上げれば、あっという間に複数の業務をこなすことができるようになります。

要は

一つのタスクを一点集中で爆速で終わらせる
         ↓
他のタスクも同様に効率よくこなせる

このサイクルを回すことで仕事の生産性は自然と上がるということです。

集中できる環境に身を置く

モンクタイムを設けるために必要なのは

邪魔が入らず一人で集中できる環境にいる

ことです。

僕の場合は

  • 急ぎでもなんでもない案件で上司に話しかけられる
  • 職場での無駄な雑談
  • ローカルのマネージャーが部下を叱る声

などで気が散ってしまいますので、できるだけ在宅勤務にしたり、出社したときは会議室に1時間ほど籠もることでモンクタイムを確保しています。

これらが難しい場合は、一日1時間でもイヤホンを付けられるようルールを作ってみるなどもアリかと思います。

携帯やPCの通知をオフ

モンクタイム中に注意しないといけないのがPCのメッセージ通知です。
大変便利な機能ですが、これも集中力を削ぐ一因です。

通知のアイコンを見てしまうと、どうしても気になってしまいます。
その結果、高まった集中力が下がり、その結果効率が落ちてしまいます。

返信は早いに越したことはありませんが、モンクタイム中は思い切って通知を切ってしまいましょう。

モンクタイムを習慣化し作業効率が上がれば、メールの返信も自ずと速くなっていくので心配ありません。

その2 人に振り回されない

職場にいると多かれ少なかれ

「あいつ仕事おせーな😓」

「上司が細かすぎて困る😩」

「部下がいうこと聞かない😭」

などなど、人に振り回されてしまう経験があると思います。

仕事はチームですることがほとんどなので、ある程度は仕方ありませんが、上手くいかないときにネガティブな感情を持ってしまうと、あなたの生産性もそれに比例して下がります。

なので、

  • 同僚の工程(メールの返信や資料作成など)を待つ
  • 重大な意思決定(自分で決める権限がない)

など、自分がコントロールできないことは放っておいた方が良いです。

大事なのは

自分ができる範囲でベストを作ること

です。

僕は駐在員という職業柄、日本からの回答がなかなか出てこなくてイライラさせられることが日常茶飯事です。

お客さんからは催促がたくさん来ますが、支社では決められないことは日本側のアクションを待つしかありません。
これは日本の担当者の問題なので、自分ではコントロールできません。

なので

  • お客さん、日本サイドへの連絡は爆速で行う
  • 回答が遅くなる場合は誠心誠意謝る

など、できる範囲内でベストを尽くすようにしています。

このように、予め自分のタスクとしてできる領域を決めておくと他人に振り回せてストレスを感じることがなくなります。

その3 昼休みはきちんととる

生産性を高めるために意外と大事なのが昼休みです。
昼にどれだけ休めるかで午後のパフォーマンスが変わってくるからです。

僕の場合は

  • どんな時も昼食は必ずとる
  • 一人で行動する

この2点を心がけています

昼食は抜かない

知的労働をすると、脳は想像以上に消耗するもの。
昼食は午前中に使ったエネルギーを補給するために必要です。

忙しいからといって、これを飛ばしてしまうと脳のエネルギーが不足して疲労の原因になります。

ミーティングなどで定められた昼休み時間中に食事がとれない場合も、その前後で何かしら食べるようにしましょう。

脳が元気になれば、作業効率が上がるので遅れた時間は必ず取り戻せます。

昼は一人でリラックス

僕はオフィスにいても誰かと昼食をとること滅多にありません。
なぜなら、時間がもったいないから。

昼休みは体を回復させる貴重な時間です。
誰かと食事にいくと、

  • 空いている食堂を探す
  • 同僚が食べ終わるのを待つ

など余計な時間がかかり、食後に休憩できる時間が確保できないからです。

「職場でのコミュニケーション向上のため、同僚との食事は大事」

と言われますが、同僚と会話したければ就業時間中にすればいいだけです。

それよりかは午後の知的労働に備え、昼休みは休息に専念する方が合理的です。

その4 よく寝る

当たり前ですが、やはり日頃の睡眠は大事です。

寝不足だと

  • 気持ちがネガティブになる
  • アイデアが発揮できない

など、百害あって一理なしです。

いくらモンクタイムを確保できても、心身の調子が悪ければ生産性は上がりません。

なので、

いかに良い睡眠を繰り返せるか

が生産性向上のカギとなります。

僕は睡眠に集中できるよう

  • アルコールは控える
  • 定時以降はメールは見ない
  • 夜はボーッとする

ことを心がけています。

特に夜に仕事のことを考えると、脳が活性化してしまい眠りにつきにくくなります。

定時以降はできるだけリラックスする

単純ですが、これはかなり大事なポイントです。

しっかり睡眠が取れれば、山積みの仕事もモンクタイム一瞬で片付けることができるので心がけてみましょう。

まとめ やることはシンプル いますぐやりましょう

いかがだったでしょうか。

これらの習慣はとてもシンプルなものですが、続けることで驚くほど生産性が上がるはすです。
今すぐにでも始めてみましょう。

最後に本記事を書く上で参考となった文献をシェアしておきます。

著者のブルース・デイズリーさんはGoogleやTwitterといった最先端の企業で働いたことがある方で、生産性を上げるメソッドが科学的に説明されています。

僕もこの本の内容を日々の業務に活かしています。

ぜひ読んでみてください。

今回は以上です。

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プロフィール

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ブロガー【経歴】上智大学▶︎某素材メーカーで営業▶︎シンガポール駐在員
●ブログ・セールスライティング・プログラミングが好きです
●東京都出身

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