こんにちはfsです。
以前の記事でも書きましたが、会議効率化のために日々全力で取り組んでいますが、なかなか思うようにいかないときもあります。
モヤモヤしつつ、
「最先端の会社はどんな会議運営をしているのだろう？」
こんな風に考えていたら
ちょうど本屋でこの本に出会いました。
本著を読んでみると、アマゾンの会議のやり方がまさに眼から鱗でした。
そんなわけで今回は僕が衝撃を受けた
『シンプルだけど効果的な会議運用の仕方』
をシェアしたいと思います。
アマゾン流会議効率化のポイント
本書を読んだ上で僕が感じる『アマゾン流会議効率化のポイント』は
- 不要な会議をなくす
- 効率的に運用する仕組みを構築する
- 進捗管理は数字で
の3点に尽きます。
それではひとつひとつ見ていきましょう。
情報伝達会議はいらない
まず衝撃的だったのは
「アマゾンでは情報伝達会議がない」
ことです。
皆さんの会社でも業務報告をするための定例会議はあると思いますが、
「業務報告に時間をかけるだけで何も進まない😓」
といったことが多いのではないでしょうか。
このような報告会では
一人が資料を読み上げる→他の人が待機状態になる→生産性が下がる
という悪循環が続いてしまいます。
そもそもこのような報告は直属の上司が知っていれば良い情報なので、アマゾンでは１対1の簡単なミーティングやチャットで済ますようです。
ぜひ見習いたいところですね😌
効率化する仕組みがある
会議の目的は
「意思決定をすること」
これに尽きますが、これができていないケースは意外と多いのではないでしょうか。
アマゾンではこれを促す仕組みがしっかりあります。
流れはこんな感じです。
①会議の趣旨を書いた資料を用意する ↓ ②会議の前に資料を黙読する時間（5〜１５分）を設ける ↓ ③資料に関する質疑で会議をスタートする ↓ ④主催者が時間管理・進行を行い、目的通りに進める ↓ ⑤簡単に議事録をとり終了
一見当たり前のようですが、これをしっかりやっている会社は少ないように思います。
特に資料の準備と会議前の黙読をやるだけでも会議が大幅に効率化できる気がします。
アマゾンでは議事録作成も簡単で、
- 決まったこと
- 次回までにやること
- 担当者
などの結論をホワイトボードに書いて、写真をとって終わりのようです。
このような仕組みを会社全体で構築できれば、仕事の生産性はかなり上がるのではと考えます。
進捗管理も明確
いろいろなプロジェクトを並行して行う現代において、決して簡単ではないのが進捗管理。
これも各担当者の報告会になってしまうケースが多いのではないでしょうか。
そもそも、プロジェクトの方向性を確認するためには定量的に測れる評価指標が必要です。
アマゾンではそのために必ずKPIを設定しているようです。
KPIとは重要業績評価指標（じゅうようぎょうせきひょうかしひょう、英: Key Performance Indicators, KPI）は、組織の目標達成の度合いを定義する補助となる計量基準群である[1]。
引用：ウィキペディア
指標となる数字を毎日見ることができれば、自分たちのプロジェクトがどのような状況にあるかわかります。
仕事は数字で表現できる
アマゾンではこれをコンセプトに週単位で業務の進捗管理をしています。
現在、僕のメインの仕事はウェブマーケティングです。
この手法を見習い、PV数やコンバージョン率などのKPIを設定していこうと考えています。
まとめ シンプルに目的を追求すべし
物凄いスピードで世界のEC業界を席巻したアマゾンですが、その秘訣のひとつに上述した効率的な会議運営があるのではないかと思います。
シンプルですが、会社レベルでこれを実践できている組織は意外と少ないのではないでしょうか。
会議の目的を認識し、しっかり準備して臨む
社員一人ひとりがこれを意識するだけで、組織としての業務効率は上がっていくはず。
そう信じて、僕も業務効率化に邁進していきたいと思います。
最後にもう一度本書のリンクを貼っておきます。
会議運営だけでなく、アマゾン流の提案書の書き方なども記載されており、現代のビジネスパーソンには絶対参考になるはずです。
ぜひ一読いただきたく。
今回は以上です。
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