【時は金なり】会議効率化のために僕がやったこと【大事なのは意識づけ】

仕事

「この会議、早く終わらないかな😓」

サラリーマンなら誰でも一度はそう思ったことがあるはず。

自慢ではないですが、僕は会議が大の苦手です。
なぜなら自分の時間が奪われるのも、他人の時間を奪うのも嫌いだから。

「会社にいるときでも、1秒も無駄にしたくない」

そんな僕は日々会議と戦っています。
闊達な議論ができるなら良いですが、ほとんどは誰かの報告や発表を聞いているだけ。

「仕事をしている間は、少しでも価値創造に時間を使いたい」

そんな方のために、今回は長〜い会議の原因と対策について解説していきます。

長い会議の原因

長い会議の原因は

  • 目的がはっきりしていない
  • 主催者の自己満足
  • 参加者の意識不足

の3点に尽きると思います。

目的がはっきりしていない

僕の経験上、長い会議は過去から過去からずっと継続されているものが多いです。

「とりあえずやることになっているから」

と何も考えず、会議を開くことが目的となってしまっている・・・。
こうなっていたら危機感を持ちましょう。
あなたの職場は既に思考停止に陥っています。

ゴールのない会議では、結論が出ることはないです。

『ただ話すだけ』

になるので長くなるのは当たり前ですね。

そもそも「何のための会議か」、一度立ち止まって考えてみましょう。

主催者の自己満足

どの企業でもそうだと思いますが、会議の主催者は上位役職者、いわゆる会社の偉い人になっていることが多いです。

大きな問題が起きていない限り、彼らは基本ヒマです。
実務は部下がやるからです。

「なんか仕事やらないとな」

ということでとりあえず会議を開きます。

さらに会議では、部下が気を遣って丁寧に説明しようとします。
報告を聞きながら、

「自分が組織を引っ張っているんだ」

と錯覚。
特にアドバイスもなく、ただ黙って聞いているだけ。
残念ながら、会議は彼らが仕事をしている感を出すために使われているケースがほとんどです。

そんな光景を見るたびに僕は

『聞くだけなら資料だけ読んどけよ💢』

こう思います。

主催者が事前に資料を確認しておき、結論に導くような議論を促す

これができていない会議を僕はへっぽこ会議と呼んでいます。

参加者の意識不足

当たり前のようにへっぽこ会議に出席していると、参加者全員が違和感を持つことがなくなります。

「本来は何かを決める場なのに、報告するだけに終始する」

参加者も思考停止に陥っている証拠です。
これを放置していると、

会議の意味がわからないまま歳をとる→上位役職になったときにへっぽこ会議を運営する→思考停止している社員が増える

という負の連鎖が起こり、会社の生産性はいつまで経っても上がりません。

こうなっている職場は既に危機的な状況に入っていますので、急いで改善を考えましょう。

答えは簡単です。

「何のための会議か」

を常に考えることです。

具体的な対策

これまで『会議が長くなる原因』を説明してきましたが、どうすれば短くできるのでしょうか。

会議短縮のために僕が試して見たことは

  • 会議に出ない
  • 会議そのものをやめる
  • 事前準備をしっかり行う

この3つです。

会議をサボる

誰だって意味のない長い会議で自分の時間が奪われるのは嫌なもの。
たまには、思い切って会議をスキップしてしまいましょう。
例えば

  • 有給をとる
  • お客さんとのアポなど他の予定をいれる

などです。

僕は少しでも時間を有効に使いたいので、このようにしてたまにサボります😅
少々乱暴ですが、これの良い点は、

会議で誰かが欠ける→その会議は大して重要じゃない

これを証明できることです。
会議の重要度を客観的に知りたいときは有効です。

ただ、毎回は使えない点がこの方法のネックです。

会議そのものをやめる

定例会など、過去から継承されている会議で目的がよくわからないときは、思い切ってなくす提案をするのもアリです。

そもそも

「会議とは何かを決めるためにある」

これに尽きます。
ゴールがはっきりとしていない定例会などは一度その必要性を見直しましょう。

僕は

『これ、あんまり意味がないな』

と感じた定例会を2つほど潰しました。

ただ、主催者が頑固な場合、この方法は通じないケースもあります。

入念な準備をする

一番現実的な方法がこれかと。
年配の人は既に思考停止状態が長いので、自分で無駄に気づくことは稀です。
また、彼らはプライドが高いので、なくす提案をしても怒り出すリスクもあります。

そこで必要なのが、

「他の参加者が改善のためのアクションをとる」

ことです。
具体的には

  • 資料を事前共有
  • 議論したいことだけ発表・報告する

これらを徹底するだけで、驚くほど効果が出ます。

資料の事前共有

まずは自分で会議の目的を考えましょう。

「その会議で何を議論しどうアクションにつなげるか

これを意識して資料を作りましょう。
大事なポイントを整理するトレーニングにもなります。

会議当日、議論や決裁へ誘導するよう、事前に資料を共有しておくことも必要です。
話の脱線を防ぐためにもこれは有効です。

僕の会社では、会議用の掲示板に資料を事前に貼り付けて、会議前に参加者全員が目を通せるようにしています。

議論したいことだけ発表・報告する

「会議でダラダラと資料を読み上げる」

こんな経験ありませんか?
これはあなただけでなく、参加者全員の時間を奪っていることになります。

発表者はまず、

「自分のパートが他の参加者の生産性に影響する」

これを知っておきましょう。

会議の生産性を上げるポイントは

議論したいことだけ話す

これだけです。

ありがちなのが、主催者に何から何まで説明しようとすること。
大勢の人が参加する会議で、たった一人のためにそんなことをする必要はありません。

全員が組織の意思決定プロセスを理解する

参加者全員に意味のある会議にするには、これを意識することが大事です。

結論までの過程が見えるよう、発表はできるだけシンプルにした方が良いです。
全員がこのような意識を持っていれば、自ずと会議は短くなります。

僕の会社では毎週定例会があります。
参加者は10人。資料を読み上げるだけの長く退屈な会議でした。

これら2つの対策をしたところ、今までは2時間半くらいかかっていたのが半分まで短縮されました。
余った時間は、お客さん対応などより重要度の高いことに充てています。

会議を短縮したい方にオススメの本

何となく会議に参加している人には、ぜひこの本を読んでもらいたいです。

  • 会議が長くなる理由
  • 会議を効率よくさせる方法

が書かれており、早速試したくなります。

この本に書かれている内容をすぐにやってみたら、会議短縮に成功しました。

主催者の偉い人にも一読してもらうように、さりげなく職場に置いておくと良いです😌

まとめ 会議には目的を持って参加しましょう

残念ながら、組織にいる限り会議がなくなるということはありえません。
ですが、参加者全員が会議の目的を意識することで

ゴールが設定される→ゴールに向かって準備する→議論の焦点が絞られる→会議が短くなる

という好循環が生まれます。

この仕組みを取り入れることで、会議が効率化されること間違いなしです。

空いた時間をお客さん対応や自己啓発など、有意義なことに使えばちょっとだけあなたの人生がハッピーになります。

ぜひお試しくださいませ。

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ブロガー【経歴】上智大学▶︎某素材メーカーで営業▶︎シンガポール駐在員
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