初めての海外出張!!どう準備する?

仕事

海外出張は駐在員の主な仕事の一つです。
シンガポール駐在員はASEAN全体をテリトリーとしているので、周辺国への出張も多いです。
僕もコロナ以前は月の半分くらい出張に行っていました。

海外出張か。ワクワクするなあ。
でもどうやって出張の予定を組むんだろう?

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ご安心ください。
駐在生活3年の僕が出張の進め方について解説していきます。

簡単!!出張準備の進め方

準備は簡単です。以下の通り進めてください。

  • 大まかな出張予定を組む
  • お客さんとのアポ取り
  • 航空券の手配
  • ホテルの予約
  • 追加のアポ取りとスケジュール確定
  • 移動手段の手配

大枠は日本での出張と変わりません。
海外の場合は国際航空券を取らないといけないので余裕をもって決めていくだけです。

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手順は難しくありません。
ひとつひとつ解説していきます。

大まかな出張予定作成

まずは出張の目的と訪問するお客さんを決めます。
出張はお客さんとお会いして何かしらのテーマを議論する機会なので当然ですね。
「これは会って話した方がいいな」と思うことがあれば出張の予定を組み始めましょう。

1社だけの訪問のためにわざわざ海外に行くのは効率が悪いので、最低でも2社以上は回るように心がけましょう。
東南アジアの場合は移動に時間がかかるので1日に2件(午前と午後で1件ずつ)が目安となります。
2日間の出張であれば、3〜4社は候補をあげてください。

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海外ではただの表敬訪問はあまり歓迎されません。
予定を組むときは「お客さんと何を話すか」をしっかり決めておきましょう。

お客さんとのアポ取り

訪問するお客さんと出張で話し合うことが決まったら、次はアポ取りです。
出張予定の2週間〜1ヶ月くらい前から連絡してみます。

アポの申し入れは基本メールで行います。
件名は「Request for appointment」とし、目的と希望日時を書いて送りましょう。

メールは複数のお客さんに同時に送ってしまって大丈夫です。
万が一アポが被ったら後で調整しましょう。

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東南アジアでは前もって予定を確保してくれるお客さんの方が少ないです。
ピックアップした候補のうち、1〜2件のアポが取れたら航空券の予約に進んでOKです。

航空券の手配

2件以上のアポが取れたら、航空券を買ってしまいましょう。
その理由は、早く予約すればするほどチケットが安くなるからです。
東南アジアでは割高なシンガポール航空でも早く取れば2万円くらいで買えることもよくあります。

直前での購入となると高いときは往復10万円以上してしまいます。
お客さんとのアポは前日でもなんとかなる場合がほとんどですので、気にせずとってしまいましょう。

LCCを使えば直前でも安く買えますが、発着がよく遅れるのであまりオススメできません。
出張の際はできるだけフルサービスキャリア(FSC)を使いましょう。

僕が東南アジアで使用しているフルサービスキャリアは以下になります。

  • シンガポール航空
  • タイ国際航空
  • マレーシア航空
  • ガルーダインドネシア航空
  • ベトナム航空
  • フィリピン航空

航空券の支払いは基本オンラインです。
駐在員の場合は会社用のクレジットカードが支給されるので、そちらで支払いを済ませます。
オンライン決済の際に、携帯電話に認証番号が送られてくるのでそちらを入力すれば支払い完了です。

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慣れない海外出張は行くだけでストレスがたまるので、機内だけでもリラックスしたいですよね。
できるだけサービスが充実しているフルサービスキャリアを使いましょう。

ホテルの予約

フライトが決まったらすぐホテルも予約しましょう。
ホテルも航空券同様早くとった方がおトクです。

ホテルの予約はAgodaがオススメです。
日本語で予約ができます。

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最初はどのホテルに泊まればいいかわからないと思うので、同僚にオススメを聞くと良いです。
ホテル名がわかったらAgodaで宿泊プランを選んで予約するだけです。

支払いも便利で前払い、後払いどっちも選べます。
領収書はAgodaから送られてきますので、出張中に失くす心配もありません。

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予約の際は衛生面などAgodaのレビューを参考にすると良いです☝️

出張スケジュールの確定

ホテルの手配が終わったら、残りのスケジュールを確定させましょう。
この時点でアポが確定していないお客さんと再度連絡をとります。

何回かメールしないと返事が来ないお客さんもいます。
気にせず面談が確定するまでコンタクトし続けましょう。

それでもメールが返ってこない場合は思い切って電話しましょう。
前日まで電話し続けてようやくアポが取れることもよくあります😅

どうしてもアポが取れない場合はホテルで仕事をするのもアリです。
優先度の高い面談が1〜2件できれば、出張の目的は果たしたと言えます。
残りの時間はホテルで報告書の作成などに当てれば文句は言われません。

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全部のアポが取れなくても大丈夫です。
優先順位の高いものから進めていきましょう。

移動手段の確保

スケジュールが決まったら、出張先の移動手段を確保しましょう。
東南アジアでは車での移動がメインです。

現地の代理店などがアレンジしてくれる場合は不要ですが、自分だけで訪問する場合は車の手配は必ずやっておいた方が良いです。
現在はウェブで各国のレンタカー(運転手付き)の予約ができます。
Googleで「フィリピン、レンタカー」といった感じで検索すれば出てきます。
日本語対応の会社も多いので試してみてください。

当日タクシーやGrabを使う手段もありますが、あまりオススメできません。
都市圏だけの移動であれば可能かもしれませんが、面談後のピックアップや安全面で不安が残るからです。

駐在員は工業団地などタクシーがつかまりにくい場所への移動も多いので、事前にレンタカーを予約しておきましょう。

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あらかじめGoogle Mapsで移動時間を計算しておきましょう。
そうすればレンタカーのピックアップ時間も想定できます。

まとめ 面談に集中できるよう事前準備はしっかりと!!

いかがだったでしょうか。

出張の目的はお客さんと面談して何かしらのアクションを促すことです。
入念なスケジューリングをしておくことで当日の余計なトラブルを避け、面談に集中できます。

アポ取りは思うようにいかず少々めんどくさいですが、粘り強く続けていくうちに自然とできるようになります。
ぜひ参考にしてみてください!!

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