「〇月✖️日にそっち行きたいんだけど」・・・。
駐在していると日本からこのようなメールが来たりします。
でもどう対処すれば良いんだ？
そもそも出張者の受入れなんてやったことないし・・・。
ご安心ください。
今回は初めての人でも困らないように、出張者対応の手順について解説していきます。
出張者対応の進め方
アレンジの進め方はこんな感じです。
- 出張の全体像を把握
- フライトの予約を依頼
- ホテルの予約
- 会食の設定
- 出張スケジュールの確定
- 事前シミュレーション
- アテンド
これらの工程は多少前後することがありますが、大まかにはこの通りに進めてOKです。
それではひとつひとつ見ていきましょう。
出張の全体像を把握
出張者のアテンド業務は、日本から依頼される場合がほとんどです。
メールで依頼してくることが多いので、その際に目的と全体のスケジュールを確認しましょう。
目的と滞在日数がわかったら、必要な予定を仮でセッティングしていきます。
大体は社内の打ち合わせやお客さん訪問がメインとなりますので、各関係者の予定を押さえておけば大丈夫です。
お客さんのところにいくことがほとんどなので、お客さんとのアポをまずとりましょう！！
フライトの予約
大まかな予定が立ったら、次はフライトを予約しましょう。
フライトは出張者側で予約することが多いので、全体のスケジュールを案を送ればあとは勝手にやってくれます。
フライトが確定したら、便名、時間、着陸するターミナルを確認してください。
出張者のフライト情報はホテルの予約やスケジュール編成に必要となります。
ホテルの予約
フライトが決まったら、すぐホテルを予約しましょう。
日本の出張とは違い、海外出張の場合は日本側でホテルを予約しません。
現地のホテル予約も海外拠点の仕事のひとつと言えます。
指定がある場合はそのホテルを、特にない場合は予算を確認して移動するのに便利なところを優先して決めましょう。
基本は朝食付きのプランの予約でOKです。
あとは喫煙の有無も事前に確認しておくと親切です。
ホテルの予約は現地のスタッフがやってくれますので、日時が決まり次第メールで依頼しましょう。
予約が済んだらホテルからConfirmation Letterが来るので、受け取ったら事前に日本へ送っておきましょう。
フライトによって、早朝や深夜に着くこともあります。
事前にアーリーチェックイン、レイトチェックアウトの必要有無も確認しておきましょう！！
会食の設定
出張者が来るときはほぼ100%会食があります。
お客さんと都合がつかないときは社内のメンバーだけで食事することになります。
会食に使うレストランの予約も駐在員の仕事です。
レストラン選びは駐在員が悩むことのひとつです😌
出張者に食事のリクエストを聞いておくと、店選びが楽です。
ピンポイントで指定してくることはまずないので、ローカル料理、中華料理、和食、洋食などのジャンルだけでも聞いておくと良いです。
それでも最初の頃はどこを予約すれば良いかわからないので、上司や同僚と相談して決めましょう。
候補が決まったら、レストランに電話して日時、人数、個室の有無、コースなどを指定して完了です。
今はメールやウェブで予約できるレストランも増えてきているので、そちらの方が確実です。
出張スケジュールの確定
レストランの予約まで済んだら、出張スケジュールを確定させましょう。
出張者の到着に合わせて、出迎えに行くかどうか、いつチェックインするか、何時ごろお客さんのところに出発するかなど、大まかな時間割を作ります。
基本はメールに書いて送ればOKですが、役職が上の人などはスケジュール表をリクエストしてくる場合もあります。
出張予定表のフォーマットを事前に作っておくと良いです。
ほとんどの場合は上司がフォーマットをもっているのでもらえると思います。
慣れるまでは必要！！事前シミュレーション
最初の頃はお客さんやレストラン、ホテルにいくこと自体が初めてだったりします。
アテンド当日に道に迷ったり、待ち合わせに遅れたりするとかなり怒られます😱
ただでさえ海外生活でストレスを抱えているのに、怒られたりするとそれだけで参ってしまいます。
そのようなことを避けるため、特に初期は事前にシミュレーションしておくことをオススメします。
また、車で運転する場合は道に迷ったり駐車場がわからなかったりすると焦ります。
事故を起こさないためにも事前にルートを確認しておいた方が良いです。
出張者を安全に送り返すことも駐在員の役割ですのでしっかりと準備しておきましょう。
僕は休日によく事前シミュレーションをしていました。
会社がOKであれば平日に同僚に付き合ってもらうのもアリだと思います。
いざアテンドへ！
当日はスケジュール通りアテンドすればOKです。
たまに飛行機が遅れたり、渋滞にあったりなどのトラブルが生じます。
そんなときも慌てず対処するのが駐在員の仕事です。
前もって出張者、お客さん、ホテル、上司の連絡先を電話帳に入れておいて、トラブルが会ったときにすぐ連絡をとれるようにしておきましょう。
当日のトラブルの多くが飛行機の遅れです。
お客さんともフライト情報を共有しておくと柔軟な対応がとれます。
まとめ 手順通りにやれば大丈夫です！！
いかがだったでしょうか。
出張者の受入れひとつにも駐在員は色々準備します。
日本だとこのような受入れの仕事を経験することはあまりないので、慣れるまではけっこう大変です。
赴任してから数ヶ月は一人で全てやろうとせず、周りの力を借りながらこの手順通り進めてみてください。
初心者のうちは遠慮せず同僚の助けを借りましょう。
何回か経験するうちに慣れてきますので、安心してください。
はじめは面倒ですが、手順さえわかるようになれば誰でもできるようになりますのでぜひ試してください！！
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